การเปลี่ยนโทรศัพท์มือถือของคุณให้เป็นเครื่องมือทำงานอเนกประสงค์นั้นง่ายกว่าที่คิด ไอโฟนของคุณสามารถใช้งานเป็นเครื่องสแกนเอกสารได้อย่างครบครัน โดยไม่ต้องติดตั้งแอปพลิเคชันจากภายนอก สามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติพื้นฐาน เช่น Notes, Files และการทำงานร่วมกับ Mac ได้ (หากคุณต้องการใช้แอปพลิเคชันภายนอก ก็มีให้เลือก) แอปฟรีสำหรับการสแกนด้วย iPhoneหากคุณต้องจัดการกับเอกสาร สัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือบันทึกต่างๆ บ่อยๆ โปรแกรมนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก
ในบรรทัดต่อไปนี้คุณจะเห็น วิธีใช้ iPhone ของคุณเป็นเครื่องสแกนแบบมืออาชีพคุณจะได้เรียนรู้วิธีการบันทึกเอกสารคุณภาพสูง บันทึกในรูปแบบต่างๆ ลงลายเซ็นดิจิทัล และแม้กระทั่งส่งไปยัง Mac ของคุณได้ทันทีโดยใช้ Continuity Camera ทั้งหมดนี้จะได้รับการอธิบายทีละขั้นตอน พร้อมเคล็ดลับและเทคนิคที่เป็นประโยชน์ โดยไม่ละเลยรายละเอียดที่สำคัญใดๆ เราจะบอกคุณทุกอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ วิธีเปลี่ยน iPhone ของคุณให้เป็นเครื่องสแกนเอกสารระดับมืออาชีพ
วิธีสแกนเอกสารด้วยแอป Notes บน iPhone
วิธีที่สะดวกที่สุดสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่คือการใช้แอป Notes นั่นเอง Apple ได้ผสานรวมเครื่องสแกนเอกสารประสิทธิภาพสูงไว้ในแอป Notes แล้วซึ่งจะจดจำกระดาษโดยอัตโนมัติ ปรับมุมมองให้ถูกต้อง และสร้างไฟล์ที่มีความคมชัด พร้อมสำหรับการแชร์หรือลงนาม
ในการเริ่มต้น ให้เปิดแอป Notes บน iPhone ของคุณ คุณสามารถใช้บันทึกที่มีอยู่แล้วหรือเปิดบันทึกใหม่ก็ได้ หากคุณต้องการแยกเอกสารที่สแกนแล้วออกจากบันทึกอื่นๆ คุณสามารถทำได้ การทำเช่นนี้จะไม่ส่งผลต่อคุณภาพการสแกน แต่จะส่งผลต่อวิธีการจัดระเบียบไฟล์ของคุณในภายหลัง
เมื่อคุณเข้าไปในบันทึกแล้ว ให้มองหาไอคอนที่ Apple ใช้สำหรับเพิ่มรายการ นี่คือปุ่มแนบไฟล์ที่คุ้นเคยกันดีโดยปกติแล้วตรงนี้จะเป็นที่ที่คุณเพิ่มรูปภาพ ภาพวาด หรือไฟล์สแกน แตะที่ส่วนนี้ แล้วในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือก "สแกนเอกสาร" เพื่อเปิดใช้งานกล้องในโหมดสแกนเนอร์
เมื่อกล้องเปิดออกแล้ว ให้วางกระดาษที่คุณต้องการแปลงเป็นดิจิทัลไว้ในกรอบภาพทันที ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารมีแสงสว่างเพียงพอและวางราบเรียบที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ วางบนโต๊ะหรือพื้นผิวเรียบอื่นๆ ระบบจะตรวจจับขอบโดยอัตโนมัติ ดังนั้นยิ่งความแตกต่างระหว่างพื้นหลังและกระดาษมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งระบุขอบเขตได้ดีขึ้นเท่านั้น บนอุปกรณ์ที่มีเซ็นเซอร์ LiDAR ความแม่นยำจะดีขึ้นในสถานการณ์ที่ซับซ้อน
หากคุณตั้งค่าโหมดการสแกนเป็นแบบอัตโนมัติ คุณจะเห็นว่า ไอโฟนจะถ่ายภาพโดยอัตโนมัติเมื่อตรวจพบเอกสารคุณไม่ต้องกดปุ่มใดๆ ระบบจะจับภาพ ปรับมุม และบันทึกภาพลงในบันทึกโดยอัตโนมัติ โหมดนี้เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการแปลงเอกสารหลายหน้าเป็นดิจิทัลพร้อมกันและต้องการทำงานอย่างรวดเร็ว
ในทางกลับกัน หากคุณต้องการควบคุมช่วงเวลาในการถ่ายภาพอย่างแม่นยำ ให้เปลี่ยนไปใช้โหมดแมนนวล ในโหมดนี้ คุณต้องกดปุ่มชัตเตอร์บนหน้าจอหรือคุณสามารถใช้ปุ่มปรับระดับเสียงทางกายภาพปุ่มใดปุ่มหนึ่งเพื่อถ่ายภาพได้ วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งเมื่อสภาพแสงไม่เอื้ออำนวย หรือเมื่อกระดาษไม่เรียบสนิทและคุณจำเป็นต้องปรับเฟรมภาพอย่างระมัดระวัง
เมื่อถ่ายภาพเสร็จแล้ว คุณจะเห็นกรอบที่มีมุมปรับได้ คุณสามารถลากแต่ละมุมเพื่อให้ภาพที่ตัดแล้วพอดีกับหน้ากระดาษได้อย่างสมบูรณ์แบบการลบเส้นขอบ ตาราง หรือองค์ประกอบอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการให้ปรากฏ จะทำให้ผลลัพธ์สุดท้ายเปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก การใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการปรับแต่งนี้สามารถส่งผลต่อผลลัพธ์สุดท้ายได้อย่างมีนัยสำคัญ
เมื่อคุณได้ภาพที่ตัดแต่งเรียบร้อยแล้ว ให้ยืนยันการสแกนโดยแตะที่ตัวเลือกบันทึก ในขั้นตอนนี้ โปรแกรม Notes จะบันทึกภาพที่สแกนได้เป็นหน้าหนึ่งในเอกสารที่สแกนไว้หากเป็นเอกสารหลายหน้า คุณสามารถเพิ่มหน้าต่อไปได้โดยไม่ต้องออกจากกระบวนการ
เมื่อเสร็จแล้ว ให้แตะปุ่มบันทึก แอป Notes จะจัดเก็บหน้าทั้งหมดที่คุณสแกนไว้ในบันทึกเดียวกันโดยการสร้างเอกสารดิจิทัลฉบับเดียว จากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนชื่อบันทึก ย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่น แชร์ หรือส่งออกได้ตามต้องการ
นอกเหนือจากปุ่มแนบไฟล์แล้ว ยังมีอีกวิธีที่รวดเร็วในการเข้าถึงเครื่องสแกน: ในบันทึกที่เปิดอยู่แล้ว คุณสามารถแตะปุ่ม "เพิ่มเติม" ได้ (ไอคอนตัวเลือกเมนูทั่วไป) แล้วเลือก "สแกน" จากตรงนั้น มันเป็นเครื่องมือเดียวกัน เพียงแต่ปรากฏอยู่ในตำแหน่งที่แตกต่างกันในเมนูเท่านั้น
สแกนเอกสารในแอปไฟล์
นอกเหนือจากแอป Notes แล้ว iOS ยังมีอีกวิธีหนึ่งที่ใช้งานได้สะดวกมากในการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัล: แอป Files ยังมีฟังก์ชันสแกนเอกสารอีกด้วยตัวเลือกนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณทราบอยู่แล้วว่าต้องการบันทึกผลลัพธ์ลงใน iCloud Drive โดยตรง ในโฟลเดอร์ที่กำหนด หรือไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันได้
วิธีใช้งานคือ เปิดแอป Files บน iPhone ของคุณ แล้วไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์สแกน เมื่อเข้าไปในสถานที่นั้นแล้ว ให้แตะปุ่ม "เพิ่มเติม" (โดยปกติจะเป็นรูปจุดสามจุดหรือสัญลักษณ์ที่คล้ายกัน) เพื่อแสดงเครื่องมือที่มีให้ใช้งานในบริบทนั้น
ในเมนูที่เปิดขึ้น คุณจะเห็นตัวเลือก "สแกนเอกสาร" แตะที่ตัวเลือกนั้น แล้วกล้องของ iPhone จะเปลี่ยนไปใช้โหมดสแกนเนอร์ จากจุดนี้เป็นต้นไป การใช้งานจะเหมือนกับการใช้งานแอป Notes ทุกประการคุณสามารถเลือกระหว่างโหมดอัตโนมัติและโหมดแมนนวล ปรับการตัดขอบ และบันทึกผลลัพธ์ได้
หากคุณเปิดใช้งานโหมดอัตโนมัติไว้ iPhone จะตรวจจับขอบกระดาษและถ่ายภาพทันทีที่ภาพคมชัด หากคุณต้องการตัดสินใจด้วยตนเอง ให้กดปุ่มชัตเตอร์หรือปุ่มปรับระดับเสียงปุ่มใดปุ่มหนึ่ง เพื่อบันทึกภาพในจังหวะที่แน่ใจว่าทุกอย่างจัดวางได้อย่างลงตัวแล้ว
หลังจากถ่ายภาพแล้ว ภาพตัวอย่างพร้อมกรอบที่สามารถแก้ไขได้จะปรากฏขึ้น ลากมุมเพื่อจัดแนวการครอบตัดให้ตรงกับขอบเอกสารหลีกเลี่ยงเงา ขอบโฟลเดอร์ หรือพื้นที่ใดๆ ที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ เมื่อคุณพอใจกับการครอบตัดแล้ว ให้คลิกตัวเลือกเพื่อบันทึกการสแกน
หากคุณต้องการแปลงเอกสารหลายหน้าให้เป็นดิจิทัลติดต่อกัน คุณสามารถสแกนต่อไปได้โดยไม่ต้องออกจากขั้นตอนการทำงาน เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการแล้ว ให้แตะ บันทึก เพื่อให้โปรแกรมไฟล์สร้างเอกสารที่สแกนแล้ว ในโฟลเดอร์ที่คุณเคยอยู่ วิธีนี้จะทำให้คุณมีไฟล์พร้อมใช้งานบนคลาวด์ สามารถเข้าถึงได้จาก iPhone, iPad, Mac หรือแม้แต่จากอุปกรณ์อื่นๆ
การผสานรวมเข้ากับโปรแกรม Files นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงาน หากคุณจัดการเอกสารจำนวนมากใน iCloud Drive, Dropbox หรือบริการอื่นๆ ที่ใช้งานร่วมกันได้คุณจะพบว่าสะดวกมากที่ไฟล์สแกนจะถูกบันทึกไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้องโดยตรงโดยไม่ต้องดำเนินการเพิ่มเติมใดๆ
การตั้งค่าการถ่ายภาพ: โหมดอัตโนมัติและโหมดแมนนวล
หนึ่งในกุญแจสำคัญที่จะทำให้ iPhone ของคุณทำงานได้เหมือนเครื่องสแกนระดับมืออาชีพ คือการทำความเข้าใจโหมดการถ่ายภาพทั้งสองโหมด: โหมดอัตโนมัติและโหมดถ่ายภาพด้วยตนเองการเลือกใช้ฟังก์ชันใดฟังก์ชันหนึ่งอาจส่งผลต่อประสบการณ์การทำงานกับกองเอกสารบนโต๊ะทำงานของคุณอย่างมาก และแตกต่างจากฟังก์ชันอื่นๆ เช่น... สแกนคิวอาร์โค้ดด้วย iPhone ของคุณ.
ในโหมดอัตโนมัติ ระบบจะวิเคราะห์ภาพที่กล้องจับภาพได้อย่างต่อเนื่อง ทันทีที่ตรวจพบเอกสารรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่มีความคมชัดและคอนทราสต์เพียงพอแอปนี้จะถ่ายภาพหน้าจอโดยที่คุณไม่ต้องแตะต้องอะไรเลย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับกองเอกสารใบแจ้งหนี้ บันทึก หรือบัตรดัชนี ที่คุณเพียงแค่พลิกหน้าไปเรื่อยๆ แล้ว iPhone ก็จะสแกนโดยอัตโนมัติ
ในทางกลับกัน โหมดแมนนวลนั้นต้องการให้คุณเข้าไปควบคุมด้วยตนเอง คุณต้องกดปุ่มชัตเตอร์บนหน้าจอหรือปุ่มปรับระดับเสียงปุ่มใดปุ่มหนึ่ง เพื่อถ่ายรูป ซึ่งจะทำให้คุณมีเวลาจัดวางกระดาษใหม่ แก้ไขแสงสะท้อนที่ไม่พึงประสงค์ หรือรอให้แสงเปลี่ยนไปเล็กน้อย
หากคุณสแกนเอกสารในสภาพแวดล้อมที่มีแสงไม่สม่ำเสมอหรือบนพื้นหลังที่มีองค์ประกอบมากมายบ่อยครั้ง โหมดแมนนวลสามารถช่วยป้องกันการตัดขอบที่ผิดปกติได้ การควบคุมจังหวะเวลาในการถ่ายภาพได้อย่างแม่นยำ ช่วยให้สามารถใส่ใจรายละเอียดได้ดียิ่งขึ้นสิ่งนี้สำคัญมากหากคุณจะส่งเอกสารนั้นให้ลูกค้า ฝ่ายบริหาร หรือผู้จัดการของคุณ
ในทั้งสองโหมด เมื่อทำการบันทึกภาพแล้ว จะแสดงภาพตัวอย่างพร้อมกรอบที่ปรับได้ ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการสแกน โดยจัดมุมให้ถูกต้องและเน้นที่เนื้อหาการผสานรวมการจดจำขอบอัตโนมัติและการแก้ไขด้วยตนเองอย่างรวดเร็วนี้เองที่ทำให้ iPhone ของคุณให้ประสบการณ์ที่ใกล้เคียงกับเครื่องสแกนแบบตั้งโต๊ะมาก
ลงนามในเอกสารที่สแกนแล้วจากแอป Notes
หนึ่งในประโยชน์ที่พบบ่อยที่สุดของการสแกนคือการลงนามในสัญญา หนังสืออนุญาต หรือเอกสารทางกฎหมาย แอป Notes มีเครื่องมือ Markup ที่ช่วยให้คุณสามารถลงนามในเอกสารได้โดยตรงบนไฟล์สแกนโดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารใดๆ หรือใช้แอปพลิเคชันอื่นๆ
หากต้องการลงนามในเอกสารที่คุณสแกนแล้ว ให้เปิดแอป Notes และเข้าไปในบันทึกที่ไฟล์นั้นอยู่ แตะที่เอกสารที่สแกนแล้วเพื่อดูแบบเต็มหน้าจอ และที่ด้านบนสุด ให้มองหาไอคอนการทำเครื่องหมาย (สัญลักษณ์ทั่วไปของปากกาหรือดินสออยู่ภายในวงกลม)
การกดปุ่มนั้นจะเปิดใช้งานโหมดแก้ไข คุณจะเห็นแถบเครื่องมือที่มีไอคอนต่างๆ เช่น ดินสอ ปากกาเมจิก ยางลบ และอื่นๆในบรรดาไอคอนเหล่านี้ มีปุ่ม "เพิ่ม" (โดยปกติจะแสดงด้วยสัญลักษณ์ "+") ซึ่งเป็นปุ่มที่คุณต้องใช้ในการจัดการลายเซ็น
คลิกที่ "เพิ่ม" และในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก "ลายเซ็น" ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถเลือกใช้ลายเซ็นที่คุณบันทึกไว้แล้ว หรือสร้างลายเซ็นใหม่ตั้งแต่เริ่มต้นก็ได้หากคุณเคยลงนามในเอกสารบนอุปกรณ์ของคุณมาก่อน คุณจะเห็นลายเซ็นที่บันทึกไว้และสามารถนำกลับมาใช้ซ้ำได้หลายครั้งตามต้องการ
หากคุณตัดสินใจสร้างลายเซ็นใหม่ หน้าจอจะขอให้คุณเซ็นชื่อด้วยนิ้วของคุณบนพื้นผิวสัมผัส ในกรณีที่ใช้ iPad ที่รองรับ คุณยังสามารถใช้ Apple Pencil เพื่อความแม่นยำยิ่งขึ้นได้อีกด้วยใช้เวลาในการร่างเกณฑ์การประเมินให้ชัดเจน เนื่องจากคุณจะต้องนำไปใช้ในเอกสารหลายฉบับ
หลังจากสร้างหรือเลือกลายเซ็นแล้ว ลายเซ็นนั้นจะปรากฏบนเอกสารที่สแกนแล้ว เหมือนกับเป็นสติกเกอร์ คุณสามารถลากเพื่อวางในตำแหน่งที่ควรลงลายเซ็นได้ตัวอย่างเช่น บนบรรทัดที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า หรือในพื้นที่เฉพาะที่กำหนดไว้สำหรับสิ่งนั้น
นอกจากนี้ ยังสามารถปรับเปลี่ยนขนาดของลายเซ็นได้อีกด้วย คุณเพียงแค่ใช้ที่จับตรงมุมเพื่อขยายหรือหดให้ใหญ่ขึ้นเพื่อให้เข้ากับรูปแบบของสัญญาหรือแบบฟอร์ม ปรับแต่งจนกว่าจะได้สัดส่วนและจัดวางให้เข้ากับเนื้อหาส่วนที่เหลือ
เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว ให้แตะ ตกลง หรือ เสร็จสิ้น ขึ้นอยู่กับข้อความที่แสดงบนอุปกรณ์ของคุณ ลายเซ็นจะถูกรวมเข้ากับเอกสารที่สแกนเป็นส่วนหนึ่งของภาพดังนั้นเมื่อคุณแชร์หรือบันทึก ไฟล์ลายเซ็นก็จะยังคงปรากฏตรงตามที่คุณใส่ไว้ทุกประการ
หากคุณไม่ต้องการใช้ลายเซ็นที่บันทึกไว้ คุณสามารถลงนามด้วยตนเองทั้งหมดได้เช่นกัน ในการดำเนินการนี้ เพียงทำตามขั้นตอนแรกเพื่อเข้าสู่โหมดการให้คะแนน และแทนที่จะเพิ่มลายเซ็นที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ให้เลือกเครื่องมือเขียนอย่างใดอย่างหนึ่ง (ปากกา ปากกาเน้นข้อความ หรือดินสอ) แล้วเซ็นชื่อลงบนเอกสารโดยตรงด้วยนิ้วของคุณ
ตัวเลือกที่หลากหลายนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณใช้เครื่องร่วมกับผู้อื่น หรือหากคุณต้องการ สร้างลายเซ็นที่แตกต่างกันเล็กน้อยสำหรับเอกสารประเภทต่างๆด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถปรับตัวเข้ากับแต่ละสถานการณ์ได้อย่างราบรื่น
ลงนามเอกสารบน iPad ด้วย Apple Pencil
แม้ว่า iPhone จะเป็นหัวข้อหลักในที่นี้ แต่คุณสมบัติหลายอย่างที่เราได้กล่าวถึงก็มีอยู่ใน iPad ด้วยเช่นกัน เมื่อพูดถึงการเซ็นเอกสาร iPad พร้อม Apple Pencil มอบประสบการณ์ที่สะดวกสบายเป็นอย่างยิ่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ชื่นชอบความรู้สึกของการเขียนบน "หน้ากระดาษ" ดิจิทัล
ขั้นตอนการใช้งานคล้ายคลึงกับของ iPhone มาก คือ เปิดแอป Notes แตะเอกสารที่สแกนแล้ว กดปุ่ม Markup และเลือก Signature จากไอคอน Add ความแตกต่างก็คือ คุณสามารถใช้ Apple Pencil ในการลากเส้นตามลายเซ็นได้อย่างแม่นยำสูงทั้งในขณะที่สร้างลายเซ็นและหากคุณเลือกที่จะวาดลายเซ็นลงบนเอกสารด้วยตนเองโดยไม่บันทึกเป็นลายเซ็นที่บันทึกไว้
หากคุณต้องทำงานกับสัญญาหรือแบบฟอร์มจำนวนมาก การใช้ iPad + Apple Pencil + แอป Markup ร่วมกัน จะเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมาก ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบ ไฮไลต์ ใส่คำอธิบายประกอบ และลงชื่อได้ในขั้นตอนการทำงานเดียวกันทั้งหมดนี้สามารถบันทึกไว้ในเอกสารที่สแกนแล้วเดียวกัน โดยไม่สูญเสียคุณภาพหรือความชัดเจน
เมื่อการลงนามเสร็จสมบูรณ์ เอกสารจะถูกบันทึกเช่นเดียวกับบน iPhone และจะซิงค์ผ่าน iCloud หากคุณเปิดใช้งานตัวเลือกนั้นไว้ นั่นหมายความว่าคุณจะสามารถเปิดไฟล์ที่ลงนามแล้วไฟล์เดียวกันนั้นได้ทั้งบน iPhone หรือ Mac ของคุณพร้อมส่งทางไปรษณีย์ บริการจัดส่ง หรืออัปโหลดไปยังแพลตฟอร์มใดก็ได้
สแกนจาก iPhone หรือ iPad ไปยัง Mac ด้วยกล้อง Continuity Camera
อีกหนึ่งคุณสมบัติสำคัญที่จะช่วยให้คุณใช้ iPhone ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพในฐานะเครื่องสแกนระดับมืออาชีพ คือ ฟังก์ชันกล้องต่อเนื่อง (Continuity Camera) ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสามารถใช้กล้องของ iPhone หรือ iPad ได้โดยตรงจาก Mac ของคุณเพื่อให้เอกสารที่สแกนแล้วถูกแทรกเข้าไปใน Mac ของคุณได้ทันที
ลองนึกภาพว่าคุณกำลังทำงานอยู่บน Mac ไม่ว่าจะเป็นการเขียนรายงานหรือเตรียมงานนำเสนอ และคุณจำเป็นต้องแนบเอกสารกระดาษเข้าไปด้วย แทนที่จะส่งไฟล์สแกนให้คุณทางอีเมลหรือ AirDrop จาก iPhoneคุณสามารถใช้ Continuity Camera และรับภาพหรือไฟล์ PDF โดยตรงในแอป Mac ที่คุณใช้งานอยู่ได้
ขั้นตอนพื้นฐานคือการเรียกใช้ตัวเลือก "แทรกจาก iPhone หรือ iPad" บนเครื่อง Mac ของคุณ ขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชัน (เช่น Notes, Pages, Mail และอื่นๆ) คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ เช่น "นำเข้าจาก iPhone" หรือ "สแกนเอกสาร"เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ Mac ของคุณจะสื่อสารกับอุปกรณ์ iOS หรือ iPadOS ที่อยู่ใกล้เคียงและเปิดกล้องโดยอัตโนมัติ
ในขณะนั้น คุณหยิบ iPhone หรือ iPad ขึ้นมา แล้วเล็งไปที่เอกสารที่คุณต้องการแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล กระบวนการจับภาพนั้นคล้ายคลึงกับการสแกนโดยตรงจากแอป Notes หรือ Files มากระบบจะตรวจจับขอบ คุณสามารถแก้ไขมุม และสร้างสำเนาที่สแกนได้อย่างมีคุณภาพ
ความแตกต่างก็คือ แทนที่จะบันทึกไว้ในอุปกรณ์มือถือ ผลลัพธ์จะถูกแทรกเข้าไปในเอกสารหรือแอปบน Mac ของคุณทันทีด้วยวิธีนี้ คุณสามารถวางไฟล์สแกนลงในเอกสารข้อความ แนบไปกับอีเมล เพิ่มลงในบันทึก หรือรวมเข้ากับงานนำเสนอได้โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนใดๆ เพิ่มเติม
แม้ว่าข้อความต้นฉบับที่ Apple ให้ไว้เกี่ยวกับคุณสมบัตินี้จะลงรายละเอียดเกี่ยวกับความเข้ากันได้และข้อกำหนดต่างๆ มากกว่านี้ แต่แนวคิดหลักนั้นชัดเจน: หากคุณใช้ Mac และ iPhone หรือ iPad แอป Continuity Camera จะเปลี่ยนอุปกรณ์ iOS ของคุณให้เป็นเครื่องสแกนระยะไกลที่สมบูรณ์แบบ สำหรับคอมพิวเตอร์ของคุณ ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
ใช้งานได้กับ iOS 17 และเวอร์ชันก่อนหน้า
คำแนะนำสำหรับการสแกนและลงนามเอกสารที่เรากำลังพูดถึงนี้ใช้ได้กับ iOS หลายเวอร์ชัน Apple ระบุอย่างชัดเจนว่าฟีเจอร์เหล่านี้มีให้ใช้งานใน iOS 17 และเวอร์ชันก่อนหน้าซึ่งแสดงให้เห็นว่าไม่ใช่คุณสมบัติเฉพาะของการอัปเดตล่าสุดเท่านั้น
ในทางปฏิบัติ หมายความว่าแม้ว่า iPhone ของคุณจะไม่ใช่รุ่นล่าสุด ก็เป็นไปได้สูงมากว่ามันจะมีเครื่องมือเหล่านี้อยู่แล้ว แอป Notes ที่มีฟังก์ชันสแกนเอกสาร และแอป Files ที่มีตัวเลือกการสแกน ฟีเจอร์เหล่านี้มีอยู่ในระบบมาสักระยะแล้ว และแอปเปิลก็ได้ปรับปรุงฟีเจอร์เหล่านี้อย่างต่อเนื่องในแต่ละเวอร์ชัน
ใช่แล้ว ชื่อของปุ่มบางปุ่มหรือตำแหน่งที่ตั้งอาจแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน iOS และภาษาที่ตั้งค่าไว้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเห็นคำว่า "Marking" หรือ "Marked", "Add" หรือ "Add"แต่โดยพื้นฐานแล้ว ฟังก์ชันการทำงานก็เหมือนกัน คือ การเซ็นชื่อ วาดภาพ หรือใส่คำอธิบายประกอบลงในเอกสารที่สแกนแล้ว
หากคุณสังเกตเห็นความแตกต่างทางด้านภาพเมื่อเทียบกับสิ่งที่อธิบายไว้ โปรดตรวจสอบว่าระบบของคุณได้รับการอัปเดตอย่างเหมาะสม และที่สำคัญที่สุดคือ ลองดูไอคอนเหล่านี้: ปุ่มรูปดินสอสำหรับแก้ไข ไอคอน "+" สำหรับเพิ่มเนื้อหา และไอคอนสำหรับแนบไฟล์ โดยทั่วไปแล้ว ข้อความต้นฉบับจะยังคงรักษาสาระสำคัญไว้ แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดเล็กน้อยในการออกแบบก็ตาม
ฟังก์ชันเหล่านี้สามารถใช้งานร่วมกับ iPad ได้เช่นกัน โดยทำงานในลักษณะที่คล้ายคลึงกันมาก ประสบการณ์การใช้งานบน iPhone และ iPad นั้นมีความสม่ำเสมอมากดังนั้น หากคุณเรียนรู้วิธีการสแกนและลงชื่อบนอุปกรณ์ใดอุปกรณ์หนึ่ง คุณก็จะเชี่ยวชาญอุปกรณ์อีกอุปกรณ์หนึ่งได้อย่างง่ายดายแทบไม่ต้องใช้ความพยายามเลย
จัดระเบียบและจัดการเอกสารที่สแกนแล้วของคุณ
เครื่องสแกนที่ดีไม่เพียงแต่จะบันทึกเอกสารได้อย่างแม่นยำเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณค้นหาเอกสารนั้นได้ในภายหลังอีกด้วย แอป Notes ช่วยให้คุณจัดกลุ่มไฟล์สแกนของคุณไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ ได้เปลี่ยนชื่อบันทึกและเพิ่มข้อความล้อมรอบเพื่อช่วยเตือนความจำว่าเอกสารแต่ละฉบับมีเนื้อหาอะไรบ้าง
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับใบแจ้งหนี้ อีกโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับเอกสารทางการแพทย์ และอีกโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับเอกสารงาน บันทึกแต่ละฉบับอาจมีไฟล์สแกนที่เกี่ยวข้องอย่างน้อยหนึ่งไฟล์พร้อมด้วยข้อความเพิ่มเติมที่ทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนความจำ ("ลงนามในสัญญากับบริษัทดังกล่าว", "หลักฐานการลงทะเบียน" เป็นต้น)
หากคุณชอบประสบการณ์การใช้งานที่คล้ายกับคอมพิวเตอร์มากกว่า แอป Files จะให้ความรู้สึกคุ้นเคยมากกว่า ในโปรแกรมไฟล์ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ย่อย และย้ายเอกสารที่สแกนแล้วได้ เหมือนกับการใช้งานโปรแกรมจัดการไฟล์แบบดั้งเดิมเลย นอกจากนี้ยังสามารถทำงานร่วมกับ iCloud Drive และบริการอื่นๆ ได้ ทำให้คุณสามารถจัดระเบียบไฟล์สแกนของคุณไว้ร่วมกับไฟล์ดิจิทัลอื่นๆ ได้อย่างเป็นระเบียบ
เมื่อคุณต้องการแชร์เอกสาร ทั้งแอป Notes และ Files ช่วยให้คุณส่งเอกสารได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถแชร์ไฟล์สแกนเป็นไฟล์ PDF, รูปภาพ หรือฝังไว้ในบันทึกได้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือกในเมนูการแชร์ สำหรับขั้นตอนที่เป็นทางการส่วนใหญ่ รูปแบบ PDF มักเป็นรูปแบบที่แนะนำมากที่สุด
หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอปเหล่านี้ Apple มีเอกสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอป Notes และ Files บน iPhone และ iPad ให้บริการ นอกจากนี้ยังให้รายละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น การทำงานร่วมกันบนบันทึกที่ใช้ร่วมกัน หรือแท็กอัจฉริยะซึ่งจะช่วยยกระดับการจัดระเบียบเอกสารของคุณไปอีกขั้น หากคุณต้องการก้าวไปไกลกว่าพื้นฐานทั่วไป
สุดท้ายนี้ โปรดจำไว้ว่าเนื้อหานี้จะได้รับการอัปเดตอยู่เรื่อยๆ Apple ระบุวันที่เผยแพร่ในบทความอย่างเป็นทางการของตนวิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าคู่มือที่คุณกำลังศึกษาอยู่นั้นเขียนขึ้นเมื่อเร็ว ๆ นี้หรือเมื่อหลายปีก่อน ซึ่งมีความสำคัญหากคุณกำลังมองหาคุณสมบัติใหม่ ๆ หรือการเปลี่ยนแปลงของอินเทอร์เฟซ
ชุดเครื่องมือทั้งหมดนี้ทำให้ iPhone ของคุณเป็นพันธมิตรที่สำคัญมากสำหรับการจัดการเอกสาร ด้วยความสามารถในการสแกนจากแอป Notes และ Files, เซ็นชื่อด้วย Markup, ใช้ Apple Pencil บน iPad และใช้ประโยชน์จาก Continuity Camera บน Macโทรศัพท์ไม่ได้เป็นเพียงแค่กล้องชั่วคราวอีกต่อไป แต่กลายเป็นเครื่องสแกนพกพาแบบมืออาชีพที่พร้อมใช้งานในชีวิตประจำวันของคุณ
